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201716号公告近期在财税圈中引起了对增值税普通发票管理的热议,大部分讨论都聚焦在发票开具的管理规定上,但是我们也不能忽视企业收取增值税普通发票同样适用于这条规定,这就意味着企业在费用报销上必须加强管理,确保每一张费用票据的合理合规。汉特税务通将在本文就增值税新政下的企业费用报销管理进行分析梳理。

 

企业费用报销中涉及的发票一般是用于企业所得税税前扣除,根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。

虽然《企业所得税法》并没有明确将税前扣除凭证限定为发票,但是对于能够取得发票的行为来说,符合规定的发票不可缺少的证明业务真实合理的有效凭证,这点在其他的文件,比如这次的201716号公告中也是有规定:不符合规定的发票,不得作为税收凭证。

 

常见的企业费用报销中有很多情况需要特别注意:

 

  • 办公用品、低值易耗品、礼品等

办公用品或与生产经营相关的物品是可以开具增值税专用发票并进行抵扣的,但是结合增值税管理规定和新政内容,企业在取得相关增值税专用发票时务必开具明细信息或附上通过税控系统打印的清单。不能进项抵扣的物品如果开具的是增值税普通发票,则需要按16号公告的规定,填写正确的企业名称、税号以及按实际交易开具明细信息。

 

  • 差旅、住宿等

酒店住宿业的专用发票根据规定是可以认证抵扣的,尤其是61日开始住宿业小规模纳税人也可以自行开具增值税专用发票,这就相当于所有的住宿业企业都可以开具增值税专用发票,企业在员工报销中需要特别注意和检查发票的种类、正确性和合规性。另外,差旅费用的报销需要审核发票或扣税票据内容是否和差旅报销单相符,车票是否为去出差地的车票,餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票。如果出现大额发票最好附上清单,大额发票是税务稽查重点,如果没有清单,可能会认为虚假消费。

 

  • 加油费等损耗品

加油费的报销需要特别注意本公司账面上是否有车辆,加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量,如果测算出的里程数或者耗油量与正常情况出入较大,也容易引起税务稽查的预警。

 

 

营改增和金税三期上线以后,税务系统预警体系基本建立完成。企业的发票风险突然严峻起来,之前的时候,国地税发票是不同的机关来确定,营改增之后发票只要一违规,国税的增值税、地税的所得税都是稽查的重点内容。

 

原来只是增值税专用发票受到监控,16号公告一出,普票也要填写纳税人识别号,再加上一直不断更新的商品税收编码,买进卖出的信息都被税务局掌握,可以说企业的每一分钱花在哪里都在税局眼皮子底下。

 

发票无小事,企业费用报销收取发票需要慎之又慎,发票、报销单、审批记录都是税务相关凭证,任何一个缺失或者违规,都可能引起税务风险。当很多企业的账务处理还靠单机版系统或依靠手工管理报销费用票据的时候,税务局已经开始玩起了大数据管控、大数据分析、大数据稽查。企业再使用小米加步枪的原始手段对费用报销票据进行管理,已经远远落后于税务局科技化现代化的监管手段。

 

要想避免外部税务稽查的风险,企业首先要借助稳定可靠的企业票据管理系统在内部建立起有效管理体系。比如某大型银行,从2016年营改增就开始搭建企业的票据影像共享管理系统,从票据的收取、与业务系统的匹配、到增值税专用发票的认证和记账,都通过平台系统实现全方位自动化管理,而且该银行还随着增值税政策和监管要求的变化,不断更新这套票据影像共享管理系统,以求达到税务和票据的完备管理。

 

加大力度不断推进防伪税控系统的推广应用,让大数据库覆盖更多的纳税人,让电子底账系统发挥更强大的威力,逐步将所有发票纳入管理,进行数据全方位监控。这是税局无死角发票管理的目标,也是所有企业将要面临的挑战。只有不断优化企业涉税管理水平、适应税务监管环境,才能更好地优化企业经营,帮助企业蓬勃发展。